KI in Meetings: Protokolle, To-dos und Entscheidungen automatisch dokumentieren

Das Meeting-Problem und die KI-Lösung

– Die Kostenrechnung: Wie viel Zeit und Geld Meetings wirklich binden
– Typische Schwächen: Fehlende Protokolle, verlorene To-dos, unklare Entscheidungen
– Wie KI-Notetaker funktionieren: Von der Aufnahme zur strukturierten Zusammenfassung
– Tool-Überblick: Copilot, Fireflies, tl;dv, Granola und Co. im Vergleich
– Realistische Erwartungen: Was die Technik kann und was nicht

KI-Notetaker einrichten und nutzen

– Auswahl: Welches Tool zu welcher Meeting-Kultur passt
– Einrichtung: Integration in Teams, Zoom, Meet und Kalender
– Aufnahme und Transkription: Wie du verlässliche Mitschriften erhältst
– Zusammenfassungen: Wie du aus dem Transkript brauchbare Protokolle gewinnst
– To-do-Extraktion: Aufgaben automatisch erkennen und zuweisen

Vom Protokoll zur Umsetzung

– Nachverfolgung: Wie Aufgaben aus dem Meeting wirklich erledigt werden
– Anbindung: Protokolle und To-dos in Projekt- und Aufgabentools überführen
– Wissenssicherung: Meeting-Wissen durchsuchbar archivieren
– Follow-up-Mails: Automatische Zusammenfassungen an Teilnehmende
– Bessere Meetings: Wie KI-Auswertungen helfen, Besprechungen zu verbessern

Datenschutz, Einwilligung und Compliance

– Rechtlicher Rahmen: Was beim Mitschneiden von Gesprächen gilt
– Einwilligung: Wie du Teilnehmende korrekt informierst und einbindest
– Vertrauliche Inhalte: Welche Meetings sich nicht für KI-Mitschnitt eignen
– Datenspeicherung: Wo Daten liegen und wie lange
– Betriebsrat: Wann Mitbestimmung greift

Workflow und Aktionsplan

– Der durchgängige Ablauf: Von der Einladung bis zum erledigten To-do
– Standards setzen: Einheitliche Meeting-Dokumentation im Team
– Rollen klären: Wer ist wofür verantwortlich
– Akzeptanz: Wie du Kolleg:innen für KI-Notetaker gewinnst
– Dein Startplan: Erste Schritte für die Einführung